Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, E-Mails: Mit ecoDMS landen Ihre Dokumente automatisch im Archiv statt im Ordner – revisionssicher abgelegt, per Volltext durchsuchbar und direkt mit Ihren Vorgängen in büro+ verknüpft. Wir richten das System ein und binden es an Ihre Software an.
Autorisierter ecoDMS-Reseller
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Im Aktenordner, im Mail-Postfach oder auf dem Laufwerk eines Kollegen. Wer eine alte Rechnung sucht, verbringt damit schnell eine halbe Stunde – und findet sie manchmal gar nicht.
Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen über Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner im Regal und eine PDF-Datei auf dem Server erfüllen das nicht automatisch.
Jeder Beleg wird ausgedruckt, abgeheftet und Jahre später entsorgt. Das kostet Platz, Zeit und Nerven – und bei der Betriebsprüfung beginnt die Sucherei von vorn.
Ein Dokumentenmanagement-System, das für kleine und mittlere Betriebe gemacht ist – ohne Konzern-Preise und ohne Einführungsprojekt über Monate.
Eingescannte Belege, PDF-Dateien, Office-Dokumente und E-Mails wandern per Drag & Drop oder automatisch ins Archiv – aus Outlook und Thunderbird direkt per Plugin.
Auch eingescannte Papierbelege werden durchsuchbar: Die Texterkennung liest sie aus, sodass Sie nach Rechnungsnummer, Betrag oder Firmenname suchen können.
Ihre Belege aus der microtech Warenwirtschaft landen direkt im Archiv und hängen am richtigen Vorgang. Aus dem Auftrag heraus sehen Sie den zugehörigen Lieferschein – ohne Suchen.
Archivierte Dokumente lassen sich nicht mehr unbemerkt ändern, jeder Zugriff wird protokolliert und Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht.
Wer darf was sehen? Über Rollen und Berechtigungen legen Sie fest, dass etwa Personalunterlagen nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar sind.
Am Arbeitsplatz, über den Browser oder mobil – auch von der Baustelle oder aus dem Homeoffice.
ecoDMS ist schnell installiert – aber ein Archiv ist nur so gut wie seine Struktur. Wer hier von Anfang an sauber arbeitet, spart sich später das große Aufräumen.
Welche Dokumentarten gibt es, wer muss was finden, welche Fristen gelten? Diese Fragen klären wir, bevor der erste Beleg im Archiv liegt.
Wir richten die Ablage so ein, dass wiederkehrende Belege automatisch erkannt und einsortiert werden – das ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einer digitalen Ablage.
Die Verbindung zur Warenwirtschaft ist unser Zuhause: Wir wissen, welche Belege wo entstehen und wie sie sinnvoll verknüpft werden.
Der beste Workflow nützt nichts, wenn das Einscannen umständlich ist. Wir binden vorhandene Geräte ein oder empfehlen ein passendes.
Vorhandene Dateiablagen übernehmen wir strukturiert ins Archiv, statt Sie bei null anfangen zu lassen.
Ein Archiv ist nur so sicher wie sein Backup. Wir sorgen dafür, dass Ihr Dokumentenbestand in die Datensicherung eingebunden ist.
Wir sehen uns an, welche Dokumente bei Ihnen anfallen und wo sie heute liegen – und sagen Ihnen, was ein Archiv bei Ihnen realistisch bringt.
Wir legen Struktur, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln fest und installieren das System bei Ihnen oder auf Ihrem Server.
Scanner, E-Mail-Programm und – wenn vorhanden – büro+ werden angebunden, damit Dokumente von selbst ins Archiv wandern.
Kurze Einweisung für Ihr Team, danach bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Erweiterungen und Fragen.
Ja, dafür gibt es eine Schnittstelle. Belege aus der Warenwirtschaft werden automatisch archiviert und mit dem passenden Vorgang verknüpft – Sie sehen aus dem Auftrag heraus die zugehörigen Dokumente. Die Einrichtung dieser Verbindung ist einer unserer Schwerpunkte.
Das System bringt alles mit, was dafür nötig ist: unveränderbare Ablage, lückenlose Protokollierung und Fristenüberwachung. Entscheidend ist aber die richtige Einrichtung und eine Verfahrensdokumentation – auch dabei unterstützen wir Sie.
Bei ordnungsgemäßem ersetzendem Scannen dürfen die meisten Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden – es gibt allerdings Ausnahmen. Was in Ihrem Fall gilt, stimmen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater ab; wir richten das Verfahren technisch passend ein.
Es gibt eine dauerhafte Lizenz zum Kauf oder ein Mietmodell mit Support. Für kleine Betriebe ist der Einstieg deutlich günstiger, als viele erwarten. Dazu kommt unsere Einrichtung nach Aufwand – Sie bekommen vorab ein klares Angebot.
Beides ist möglich. Viele Betriebe betreiben das Archiv auf dem eigenen Server – dann bleiben alle Dokumente im Haus. Wir beraten Sie, was in Ihrem Fall sinnvoller ist.
Die übernehmen wir. Bestehende Ordnerstrukturen lassen sich strukturiert ins Archiv einlesen, sodass Sie nicht bei null anfangen.
Erzählen Sie uns, welche Dokumente sich bei Ihnen stapeln – im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen ehrlich, ob sich ein Archiv für Sie lohnt und was es kosten würde.
